Überwältigt von Aufgaben? So gewinnst du Klarheit und Struktur zurück!

Kennst du diese Tage, an denen man sich von Aufgaben völlig überladen fühlt und gar nicht weiß, wo man anfangen soll?

Es scheint, als wäre alles wichtig, und gleichzeitig erscheint nichts wirklich klar.

Manchmal sind es auch große Projekte, die uns überwältigen und das Gefühl vermitteln, überfordert zu sein.

Genau so einen Tag hatte ich letzte Woche, und ich möchte gerne mit dir teilen, wie ich es geschafft habe, aus diesem „Flipperkugelmodus“ herauszukommen – diesem Zustand, in dem man wie eine Flipperkugel von einer Aufgabe zur nächsten springt.

Zuerst habe ich innegehalten, mich hingesetzt, die Augen geschlossen und die Füße fest auf den Boden gestellt.

Ich habe mir bewusst gemacht, dass ich hier bin und dass eigentlich alles in Ordnung ist.

Um die Gedanken zu ordnen, habe ich den Timer auf meinem Handy auf 10 Minuten gestellt und ein leeres Dokument geöffnet.

Dann habe ich alles aufgeschrieben, was mir an Aufgaben durch den Kopf ging.

Dieser Schritt half mir, Klarheit zu gewinnen, denn mein Stress entstand aus der Unklarheit darüber, was alles zu tun ist.

Indem ich die Aufgaben auf das Papier brachte, konnte ich sie aus meinem Kopf auslagern – das war ein wichtiger Schritt für mich.

Mit der Liste vor mir erinnerte ich mich an einen Satz, den ich in solchen Momenten immer wieder in meinem Kopf höre:

„Du kannst (fast) jedes Projekt umsetzen, wenn du es in machbare Schritte unterteilst.“ 

Magie von „machbar“

Diesen Satz habe ich in einem Onlinekurs von George Kao gelernt, und er hat sich als äußerst hilfreich erwiesen. Wichtig ist dabei das Wort „machbar“, denn ich neige dazu, die Schritte zu groß zu planen. 

In der Umsetzung merke ich dann oft, dass alles länger dauert und komplexer ist, als ich ursprünglich gedacht hatte. Deshalb ist es für mich entscheidend, realistische, machbare Schritte zu planen. Sowie anzuerkennen, wenn diese zu justieren sind. 

Faktor Zeit

Auch die Einteilung von Zeiträumen spielt eine große Rolle. Nach anderthalb bis zwei Stunden intensiver Arbeit brauche ich eine Pause oder setze die Arbeit am nächsten Tag fort.

Es ist wichtig, den aktuellen Stand zu notieren, damit ich später nahtlos weitermachen kann.

Wie der Workflow nebenbei entsteht

Bei neuen Projekten hat es sich für mich bewährt, die einzelnen Schritte mitzuschreiben.

Es muss keine ausführliche Dokumentation sein, sondern einfach eine kurze Skizze:
Was habe ich getan? Was ist der nächste Schritt? So entsteht ein Workflow, eine Art Anleitung für diese Aufgabe oder dieses Projekt, die ich später wieder nutzen kann. Das hilft mir, die Zeit besser einzuschätzen und bei ähnlichen Aufgaben darauf zurückzugreifen.

Zusammenfassung der Schritte:

Zusammengefasst möchte ich dir folgende Tipps mitgeben, um an Tagen, an denen du den Überblick verlierst, wieder Klarheit zu gewinnen:

1. Setze dich ruhig hin: Atme tief durch und schließe die Augen, wenn du magst. Spüre die Füße auf dem Boden.
2. Öffne ein Dokument oder ein leeres Blatt Papier: Stelle einen Timer (z. B. auf 10 Minuten) und schreibe alles auf, was dir an Aufgaben in den Sinn kommt.
3. Wähle bewusst aus, was die nächsten drei machbaren Schritte für dieses Projekt, Thema oder diese Aufgabe sind.
4. Setze dir einen realistischen Zeitrahmen: Beginne mit den ausgewählten Schritten.
5. Schreibe mit: Das kann auf Papier oder elektronisch sein. Ich habe mir mittlerweile angewöhnt, es elektronisch zu machen, weil es einfacher zum Speichern und wieder nutzen ist.   

Ich wünsche dir, dass du an solchen Tagen schnell wieder in deine Kraft und Zuversicht findest, die Aufgaben erfolgreich und freudig erledigst und anschließend Raum und Zeit für dich hast.

Ciao! Jutta