Aus der Impulse-Werkstatt: 1, 2, 3 – Strategien wieder auf Kurs zu kommen

Es ist eine Herausforderung in den Arbeitsfluss zurückzukommen, wenn man durch Telefonate, Mails oder ähnliches unterbrochen wird.

Eine größere Herausforderung ist es, nach mehreren Tagen Abwesenheit, bedingt durch Projektarbeit, Kundentermine, in sein Büro zurückzukommen und sich wieder konzentriert den eigenen Business-Projekten (Marketingaktionen, Produktentwicklung, usw.) zu widmen.
Obwohl die Routineaufgaben-Liste auf Erledigung wartet und sich auch im Posteingang die ein oder andere unerwartete Aufgabe eingefunden hat.

Mir ist es in solchen Situationen passiert, dass ich trotz vorhandener und gepflegter Arbeitsorganisationstools, wie Wiedervorlage-Mappe, Aufgaben-Listentools, elektronischer Kalender vom Kurs abgekommen bin. Ich ertappte mich dabei von einer zur anderen Aufgabe zu hüpfen ohne Vollendung und mich im Internet-Nirvana zu verzetteln. Als Folge daraus, verordnete ich mir ab und an „nachsitzen im Büro“.
Vielleicht ist es Ihnen auch schon einmal so ergangen?

Welche negativen Auswirkungen Ablenkungen und Unterbrechungen auf unsere Arbeitsweise haben, darüber gibt es einiges an Informationen.
Und ich fand es erschreckend zu lesen, wie lange es dauert bis man nach einer Unterbrechung wieder zur ursprünglichen Aufgabe zurückkehrt.

Das Wissen um die Thematik ist das Eine,  jedoch wünschte ich mir einen praktischen Weg wieder auf Kurs zu kommen.
Und so fing ich an zu beobachten, welche Möglichkeiten der Weichenstellung funktionieren.
Daraus sind in meiner Impulse-Werkstatt die folgenden Strategien entstanden, die ich gerne mit Ihnen teile.

Ausgangslage:
Nach mehreren Tagen Abwesenheit zurück im Büro mit dem Ziel die eigenen Business-Projekt voran zu bringen.

• Projektplan
• Aufgaben-Listen
• Wiedervorlagen

vorhanden.

Die Strategien auf einen Blick:

• Strategie 1 – Warm-Up
• Strategie 2 – „Die ich sorge gut für mich Taktik“
• Strategie 3 – Startvorbereitungen – Was ist mein Thema morgen– meine Fokusaufgabe?
• Strategie 4 – Aufgaben-Mikroschritte
• Strategie 5 – Ein Bild von der Aufgabe machen oder spielerisch, kreativ ins Tun kommen
• Strategie 6 – Bewegungspausen

Strategie 1 – Warm-Up

Starten Sie mit mit kleinen, alltäglichen Aufgaben aus der Wiedervorlage-Mappe oder Aufgabenliste, um in den Fluss des Tuns zu kommen. Beispielsweise Buchhaltungsbelege sortieren / eintragen, Überweisungen veranlassen, usw.

Meine Erfahrung, durch das Gefühl Mikroaufgaben konzentriert erledigt zu haben, komme ich in meinen Flow.

Strategie 2 – „Die ich sorge gut für mich Taktik“

Gönnen Sie sich Energie tanken, wie beispielsweise morgens zum Schwimmen und/oder in Sauna gehen. Definieren Sie den Zeitrahmen im Vorfeld. Wenn die Zeit knapp ist, dann kann das Hören und Bewegen zur Lieblingsmusik ein Energiespender sein – dauert vielleicht 5 Minuten.

Meine Erfahrung, ich gehe dann motiviert und voller Energie an meine Aufgaben. Sie dürfen wissen, dass ich mir bei dieser Strategie anfangs ein schlechtes Gewissen gemacht habe, aber die Wirkung hat mich überzeugt.

Strategie 3 – Startvorbereitungen – Was ist mein Thema morgen– meine Fokusaufgabe?

Am Vortag die Materialien für die Fokusaufgabe, mit der ich am nächsten Tag starten und vorankommen will, bereitlegen.
Oder ein Blatt mit einer Notiz auf den PC oder Notebook legen – für papierlos arbeitende Menschen.
Ein Schritt-für-Schritt-Aufgabenplan oder Mindmap, sowie eine grobe Zeiteinteilung gehören zu den Startunterlagen.

Meine Erfahrung, für mich schaffen diese Startvorbereitungen Klarheit und Struktur. Ich fange am nächsten Tag mit dieser Aufgabe an, ohne das Aufgaben-Gedankenkarussell zu starten

Strategie 4 – Aufgaben-Mikroschritte

Die Aufgabe in kleine Schritte aufteilen, wenn Sie sich etwas größeres Vornehmen.
(zumindest im Kopf größer).

• die Aufgabe in kleine Schritte unterteilen (Mindmap, Baustein-Skizze, etc.)  und
  den 1. Schritt tun;
• und nach etwa 25 Minuten eine Pause einlegen;
• und wieder darauf schauen, tue ich das was ich mir vorgenommen habe zu tun?
• ist es wirklich so gross?
• wie könnte ich es mir einfacher machen?

Meine Erfahrung, gehe ich den 1. Schritt, fällt es mir leichter weiterzugehen und die nächsten Schritte ergeben sich im Tun. Es können Hürden auftauchen, jedoch finden sich im Tun Lösungen dafür.
Fragen Sie mich nicht, wie es funktioniert, aber es funktioniert.
Gerne kombiniere ich Strategie 4 mit Strategie 5.

Strategie 5 – Ein Bild von der Aufgabe machen oder spielerisch, kreativ ins Tun kommen

Die Aufgabe kreativ darstellen, bevor Sie mit der praktischen Arbeit starten.
Sie können ein Bild malen, eine Collage machen oder leihen Sie sich das Spielzeug ihrer Kinder. Oder bauen Sie ein Modell aus Streichhölzern.

Lassen Sie die Aufgabe Gestalt annehmen!
Das Bild Ihrer Aufgabe kann sich verändern, experimentieren Sie damit.
Vielleicht finden Sie noch einen ganz anderen Weg sich von Ihrer Aufgabe ein Bild zu machen.

Meine Erfahrung, zugegeben dies ist meine Favoriten-Strategie, die ich gerne mit einer der anderen verbinde. Male ich die Aufgabe mit Ölwachskreide oder Flip Chart-Stiften, eröffnen sich mir neue Ideen und Möglichkeiten für die Umsetzung.

Strategie 6 – Bewegungspausen

Bei dieser Strategie, geht es ums „bewegte Pausen machen“.

Wenn Sie bemerken, Sie hängen an einem Punkt fest und kommen nicht weiter, es will Ihnen kein Text, keine Kalkulationsvariante einfallen,
dann stehen Sie auf! Verlassen Sie Ihren Schreibtisch, wechseln Sie die Perspektive.

Sie können,

• Blumen giessen,
• aus dem Fenster schauen,
• die Treppe rauf und runter gehen,
• sich auf die Stufen setzen,
• ….

Das sind die Tipps für Kurz-Bewegungspausen.

Wenn Sie etwas mehr Zeit haben, machen Sie einen Spaziergang, tanzen Sie zu Ihrer Lieblingsmusik. Oder machen Sie eine sanfte Bewegungsübung, wie beispielsweise Progressive Muskelentspannung.

Meine Erfahrung, wenn ich mich bewege, kommt Bewegung in meinen Kopf. Lösungswege finden sich „im Vorbeigehen“, es entsteht Raum für Umsetzungsideen.

Erlauben Sie sich das Bewegungsexperiment!

Von der Theorie zur Praxis

Wenn Sie jetzt überlegt haben welche Strategie oder Strategien für Sie passen!
Ist die nächste Herausforderung sich im passenden Moment an die Strategie zu erinnern.

Umsetzungstipps:

• Legen Sie Ihre Strategien „auf Kurs zu kommen“ dort hin wo Sie diese sehen!
  Bei mir ist es eine rote Klarsichthülle in meinem Schreibtisch-Sichtfeld.

• Deponieren Sie Ihre nächsten Aufgabenschritte in der Wiedervorlage oder einem Aufgaben-Tool, damit sind die Startbedingungen noch der nächsten Unterbrechungsphase schon verbessert.

Es würde mich freuen, wenn Sie sich von meinen Strategien angeregt fühlen, zu betrachten welches Ihre Strategien sind.

Wenn Sie bereits Ihre eigene Strategie haben, dann teilen Sie diese im Kommentarfeld, wenn Sie mögen.

Und noch ein Satz zum Schluss:
Es gibt diese Tage, an denen wollen Planungen und Strategien einfach nicht gelingen.
Oder äussere Ereignisse hindern uns daran.
Dann ärgern Sie sich nicht über sich oder die Anderen.
Schliessen Sie Frieden mit der Situation, wie diese ist.
Schenken Sie sich ein Lächeln und dann machen Sie das Beste aus der Situation!

Wenn Sie Ihre Erfahrungen dazu teilen möchten, tun Sie dies gerne im Kommentarfeld.